De digitalisering van de maatschappij heeft de papierberg eerder verhoogd dan verlaagd. Printers, papier, en alles wat daarbij hoort nemen dan ook jaarlijks een flinke hap uit uw budget. Wij gingen voor u op zoek naar praktische tips om die kosten zo laag mogelijk te houden.

De cijfers die de ronde doen over printkosten kunnen enorm verschillen, maar ze hebben één ding gemeen: ze zijn steeds indrukwekkend hoog. Volgens diverse bronnen maakte de totale printkost 3 procent uit van de omzet van een bedrijf. Voor een bedrijf met een miljoen euro omzet betekent dat dus liefst 30.000 euro. Andere analisten gewagen zelfs van 10 procent van de bedrijfsomzet, als u bijvoorbeeld ook interventiekosten en de verlaagde productiviteit van de medewerkers meerekent. Hoe dan ook, de conclusie blijft duidelijk: de printkost is en blijft een aanzienlijk bedrag. Het goede nieuws is dat die zelfs met enkele eenvoudige ingrepen al kan worden teruggeschroefd.

1. Tel uw printers
Verrassend weinig bedrijven hebben zicht op het aantal printers, de verschillende types en hoe of hoe vaak ze worden gebruikt. Ze hebben er dan vaak ook geen benul van dat ze versleten en energieverslindende modellen in hun printerpark hebben staan, die bovendien meer kosten in onderhoud en ondersteuning dan nieuwe modellen. Een goeie audit van het printerpark en de bijhorende contracten is dan ook aangewezen.     

2. Ken uw werknemers
Voor u begint aan de aankoop van nieuwe, efficiëntere en energiezuinigere toestellen (zie verder) maakt u best ook een studie van het printgedrag van uw werknemers, en vooral van wat zij verwachten van printers en hoe ze er nu mee omgaan. Als de bestaande toestellen niet voldoen aan die verwachtingen, en een moderne bedrijfsvoering in de weg staan, kunt u beter nieuwe types toestellen overwegen dan gewoon een modernere uitvoering van hetzelfde.

3. Consolideer en centraliseer
In de meeste gevallen zal een grondige analyse van het bestaande printerpark en van de printbehoeften leiden tot een forse vermindering van het aantal printers. Dit gaat vaak gepaard met een centralisatie van de toestellen: één toestel per 20 werknemers centraal tussen enkele eilanden in volstaat in de meeste gevallen.
Slank meteen ook het aantal leveranciers af. Door u te concentreren op één of twee merken, bespaart u niet alleen op interne beheerkosten, op papier en op extra’s zoals de hoeveelheid benodigde toner en cartridges. U bespaart ook administratief op het aantal te beheren contracten. Meestal kan u nog extra winst boeken doordat u bij de overblijvende leveranciers grotere hoeveelheden afneemt, wat meestal leidt tot een betere onderhandelingspositie.

4. Verbruik minder papier
Werknemers hebben de neiging een berg documenten afdrukken die ze vervolgens nooit meer gebruiken. Door de juiste technologie te gebruiken kan u hier al een enorm verschil maken: een smart card lezer of PIN-code aan het toestel, die ervoor zorgen dat de gebruikers enkel hun documenten afgedrukt zien als ze persoonlijk aan het toestel staan. De printjob staat klaar om afgedrukt te worden, maar als de gebruiker die niet komt afdrukken wordt ze ‘s avonds even gemakkelijk opnieuw vernietigd, zonder dat hiervoor één enkele pagina papier moest worden verspild.
Andere ingrepen die het papierverbruik in toom houden: standaard dubbelzijdig afdrukken, zodat het wit laten van een achterzijde een bewuste keuze is in plaats van een toevallig nevenverschijnsel, wat in de meeste bedrijven nog steeds het geval is. Wat ook helpt, is standaard een print preview aan de gebruiker voorschotelen, zodat die kan checken dat de pagina correct is opgemaakt voor die wordt afgedrukt.

5.  Verbruik minder toner
Wie de gebruiker voorziet van smart card of PIN-code voor het afdrukken van documenten zal niet alleen papier besparen maar ook inkt, dat spreekt voor zich. Maar er zijn nog andere manieren om het tonerverbruik aan banden te leggen. Het standaard instellen van de afdrukkwaliteit op draft bijvoorbeeld, zorgt al voor een lagere tonerconsumptie. Dit kan nog altijd manueel worden aangepast aan hoge kwaliteit, voor documenten die toch voor officieel of voor extern gebruik moeten dienen.

6. Verbruik minder kleurtoner
Diezelfde redenering gaat ook op voor kleurenafdrukken. Door standaard zwart-wit in te stellen, wordt de gebruiker gedwongen om na te denken voor hij of zij kleurenafdrukken gaat maken.
Hier kan men nog een stapje verder in gaan. De keuze voor sommigen beperken tot zwart/wit-toestellen, bijvoorbeeld. Op sommige kleurenprintermodellen kan men bovendien de mogelijkheid om in kleur af te drukken uitschakelen of beperken tot specifieke gebruikers en/of gebruikersgroepen. Ook dit kan u een stevige duit besparen, want het verschil tussen kleurenafdruk en zwart/wit-afdruk is tot nader order nog steeds behoorlijk.

7. Laat de eindgebruiker nadenken
Bovenstaande ingrepen leiden meestal al tot een meer verantwoord gebruik van de printers. Maar wat in dat opzicht meestal nog beter werkt, is een opdeling van de printkosten per afdeling, en per persoon. Zo worden werknemers en hun afdelingshoofden plots geconfronteerd met hun eigen printgedrag, en moeten ze op zoek naar oplossingen als dit te zwaar afwijkt van het gemiddelde.

8. Verlaag de kost van onderhoud en herstellingen
Onderhoud en herstellingen zijn nu eenmaal terugkerende kosten waar u niet zo veel aan kan veranderen. Uiteraard vermindert door het bewuster gebruik van de printer het aantal onderhoudsbeurten en wellicht ook het aantal storingen waarvoor een ingreep is vereist.
Daarnaast bestaan er nog andere manieren om de kost van onderhoud, ondersteuning en eventuele reparaties te drukken. De meeste toestellen zijn immers in het netwerk ingeschakeld, en beschikken steeds vaker ook over de nodige intelligentie om bevraagd te worden van op afstand. Dit betekent concreet dat men centraal kan opvolgen of een bepaald toestel al nieuwe toner nodig heeft of dat andere onderdelen aan vervanging toe zijn. Vele toestellen sturen zelfs proactief een waarschuwing wanneer het tonerniveau onder een bepaald peil zakt.

9. Verlaag de energiefactuur
Bij elk onderdeel van de ICT-infrastructuur wordt tegenwoordig de energiekost mee onder de loep genomen. De eenvoudigste manier om de stroomfactuur van het printerpark te verlagen, is door alle oude printers te vervangen. De nieuwe generaties toestellen zijn niet al-leen energie-efficiënter, ze zitten vaak ook vol met intelligentie om het stroomverbruik nog meer te reduceren. Automatisch overschakelen naar de standby modus is de meest voor de hand liggende en meest ingrijpende. Maar printers die zichzelf volledig automatisch uitschakelen  na de kantooruren dragen bij tot die lagere factuur.
Voor u automatisch van al die energiebesparende maatregelen kan genieten, dient u wel één ding zelf te doen: kiezen voor de juiste toestellen. Met dit artikel als checklist bent u gewapend om de juiste vragen te stellen. Maar er zijn al goeie indicators om te weten of u een energiezuinig toestel voor u hebt. Het ‘Energy Star’ logo bij-voorbeeld, of het minder gekende ‘Blue Angel’-logo worden toegekend door onafhankelijke instanties en vormen dus een objectieve waarborg dat u geen stroomverslindend monster in huis haalt.

10. Laat u niet in slaap wiegen
Dacht u dat u klaar was als u uw printerpark volledig heeft vernieuwd en ingezet in het netwerk, het aantal leveranciers heeft teruggeschroefd, en het verbruik van papier en inkt heeft geoptimaliseerd? Mooi niet. Printkosten hebben de natuurlijke neiging om steeds toe te nemen, en mensen hervallen gauw in slechte gewoonten. Het is dus aangewezen om steeds de printkosten gedetailleerd te blijven volgen om nieuwe ontsporingen tijdig op te sporen en bij te sturen. Gelukkig zijn er ook hier steeds meer digitale hulpmiddelen voor. Vele printers beschikken over uitgebreide rapporteringfuncties, die het opvolgen en analyseren van de printkosten veel eenvoudiger maken.

bron: Unizo.be